Fiere ed eventi: come organizzarli per avere successo

Se stai pensando a un evento come una fiera di settore, ti serve sapere come organizzarlo in modo sicuro e d’impatto. Dalla fiera della piccola editoria a un grande evento per amanti della musica, ecco i passi da seguire per assicurarti il successo commerciale e d’immagine.

Definisci il concept e il pubblico

Qualsiasi operazione commerciale e di marketing va pianificata con chiari obiettivi in mente. Parti dalla definizione del tuo perché. Qual è la motivazione per intraprendere un lungo ed elaborato piano di organizzazione? Vuoi accogliere nuovi potenziali partner nella tua cerchia? Diffondere consapevolezza su un tema che ti sta a cuore? Trovare clienti appassionati del settore? Si tratta di pubblici diversi che avranno bisogno di location, fornitori, scalette e anche investimenti finanziari di diverso tipo.

Facciamo l’esempio di una piccola casa editrice specializzata in romance. Questo genere, amatissimo dal pubblico e in gran voga, è percepito come meno raffinato di altro nel settore dell’editoria. Se pensi di organizzare una piccola fiera di nicchia, parti quindi da un’organizzazione che tenga conto di:

• un gran numero di lettori che vorrebbero partecipare ma che magari non hanno moltissimi soldi da investire nella fiera;
• autori e autrici emergenti che hanno voglia di incontrare il loro pubblico e promuovere i romanzi realizzati con la propria creatività e competenza;
• qualche ospite illustre che aiuti a fornire maggiore autorevolezza e importanza a questo genere.

Il tuo obiettivo finale? Ovviamente vendere più romance della tua casa editrice, ma anche dare nuova linfa vitale a questo genere letterario.

Scegli la location e i fornitori

Una volta stabilito il numero di persone presenti (tra invitati, staff e pubblico) puoi individuare una location con spazi adatti ad accoglierle. Vuoi vendere molti libri, quindi l’ideale sarebbe rendere l’accesso alla fiera gratuito così che i partecipanti possano usare la totalità del loro budget nello shopping. Ma allo stesso tempo hai bisogno di pagare tutti i fornitori e dare un contributo agli ospiti che scelgono di prestare il loro nome e la loro professionalità all’evento.

Una buona idea intermedia può essere quella di creare una fiera a ingresso gratuito ma con alcuni interventi a pagamento (quello della tua autrice di punta o quello di un critico letterario riconosciuto a livello nazionale). In questo modo puoi pagare tutte le persone che lavoreranno per te, assicurarti una buona location e rientrare nelle spese tra biglietti per gli interventi extra, vendita dei libri e del merchandise e pubblicità che durerà nel tempo. Infatti le entrate della casa editrice non si fermeranno alle cose e alle esperienze venduti nel corso della fiera: una buona comunicazione può rendere il tuo evento catalizzatore per le vendite future.

La comunicazione dell’evento, i media e i gadget

Tutto questo ha bisogno di una campagna di comunicazione attenta e curata. Prima di tutto, organizza l’evento per tempo e diffondi dei comunicati stampa. Invita giornalisti locali e redattori di rubriche dedicate alla letteratura personalmente, con un biglietto fisico o una mail personalizzata. Poi lavora al merchandising dell’evento. Puoi creare diversi gadget personalizzati e usarli come oggetti di promozione della fiera e della casa editrice o di particolari libri su cui vuoi puntare.

Qualche esempio? Crea biglietti eleganti e curati, che diventeranno segnalibri per i partecipanti. Utilizza i braccialetti identificativi per l’ingresso a conferenze a numero chiuso (che siano a pagamento o meno), che rimarranno preziosi cimeli per chi partecipa. Realizza speciali shopper in stoffa con il logo della casa editrice, la copertina di alcuni dei romanzi di punta o citazioni dei tuoi autori. Ogni volta che un consumatore acquista un libro in fiera, invece del classico sacchetto di carta riceverà questa bag da portare con sé in biblioteca, all’università e al supermercato, facendo pubblicità gratuita al tuo progetto nelle settimane e nei mesi a venire.